Tietosuoja

Tampereen Infran tietosuoja

Tietosuoja-asetusta sovelletaan 25.5.2018 lähtien. Sen myötä henkilötietojen käsittelysäännöt tarkentuvat ja kiristyvät. Tietosuoja-asetuksen vaatimukset on huomioitava kaikessa henkilötietojen käsittelyssä: prosesseissa, tietojärjestelmissä ja hankinnoissa.

Uuden lainsäädännön tavoitteena on parantaa henkilötietojen suojaa ja rekisteröityjen oikeuksia. Henkilötietojen asianmukainen käsittely lisää avoimuutta ja läpinäkyvyyttä sekä vahvistaa rekisteröityjen oikeuksia valvoa henkilötietojensa käsittelyä.

Tampereen Infra Oy:n toiminnassa käsitellään erilaisia henkilötietoja mm. henkilöstöhallinnon, taloushallinnon ja sopimushallinnon yhteydessä. Tampereen Infra Oy on tästä johtuen velvoitettu osoittamaan, että tietosuoja-asiat on huomioitu riittävän hyvin sen toiminnassa. Meidän tulee toisin sanoen varmistaa, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti, asianmukaisesti ja rekisteröidyn kannalta läpinäkyvästi. Tämän lisäksi henkilötietoja on käsiteltävä tavalla, jolla varmistetaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä tai tuhoutumiselta.

Laki edellyttää Tampereen Infraa rekisterinpitäjänä laatimaan jokaisesta henkilörekisteristä tietosuojaselosteen. Selosteen avulla informoidaan esimerkiksi asiakkaita siitä, miksi heidän tietojaan kerätään ja mihin tietoja käytetään.

Henkilörekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Tampereen Infra Oy:n asiakasrekisteri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennetaan Tampereen Infran asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja muiden sidosryhmien tietoja. Henkilötietoja käsitellään tarkoituksissa, jotka liittyvät asiakassuhteen hoitamiseen, hallinnointiin ja palvelun kehittämiseen sekä asiakastutkimusten tekemiseen.
Rekisterinpitäjä käsittelee tietoja itse sekä hyödyntää henkilötietojen käsittelyssä rekisterinpitäjän puolesta toimivia yhteistyökumppaneita. Asiakaskyselyissä kerätään vain välttämättömät tiedot eri kyselyihin liittyen.

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko suoraan asiakkaana, sopimuskumppanina tai sidosryhmänä.

3. Rekisterinpitäjä Tampereen Infra Oy

Visiokatu 1

33720 Tampere

y-tunnus 3022425-9

4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Tekninen johtaja Wille Siuko

Tampereen Infra Oy

Visiokatu 1, 33720 Tampere

0500 631 439

etunimi.sukunimi@tampereeninfra.fi

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Viestintäsuunnittelija Jyrki Ristilä

Tampereen Infra Oy

Visiokatu 1, 33720 Tampere

040 801 6422

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

Kyllä

Yhtiön toimeksiannosta voi myös ulkopuoliset palveluntuottajat käsitellä henkilötietoja asiakastyytyväistutkimuksen yhteydessä.

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Suostumus, tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään.

Oikeutettu etu, henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen hallinnassa ja palveluidemme kehittämisessä.

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Tampereen Infra Oy:n asiakkaat, sopimuskumppanit ja muut sidosryhmät: nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoitetiedot.

Tampereen Infra Oy:n vastaanottamat ja Tampereen kaupungin toimeksiantoihin perustuvat henkilötiedot palvelusuoritusten ja asiakaskyselyjen toteuttamista varten: nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoitetiedot.

Yksittäisten kyselyjen kautta kerättävät tiedot ovat Tampereen Infra Oy:n sisäistä tietoa, eikä niitä pääsääntöisesti luovuteta kolmansille osapuolelle.

9. Rekisterin tietolähteet

Asiakkaat, sopimuskumppanit ja muut yhteistyötahot

Rekisteröity itse, kyselylinkki voi olla myös julkisesti esillä mm. Tampereen Infran verkkosivuilla ja some-kanavissa

10. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät

Intranet (Infra Oy) sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu tietojärjestelmä
Toiminnanohjausjärjestelmä, toimittaja- ja asiakashallinta

11. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus? Ei, paitsi kohdan 2 tarkoituksessa.

12. Rekisterin siirto Tampereen Infra Oy ulkopuolelle? Ei

13. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)? Ei

14. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa? Ei

15. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Kyselypalvelun tietojen käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät. joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Asiakasrekisterin tiedot on suojattu käyttöoikeuksin.

Microsoft Forms tai vastaavilla -kyselyillä koottavat tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä sekä sopimusoikeudellisilla keinoilla suojattuja.

16. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä ei säilytä henkilötietoja pidempään, kuin lainsäädännön salliman enimmäisajan ja ainoastaan niin kauan, kun on tarpeellista rekisterinpitäjän palvelujen tarjoamiseksi.

1. Rekisterinpitäjä
Tampereen Infra Oy
Osoite: Visiokatu 1, 33720 Tampere
Yhteyshenkilö: Sanna Puntola

2. Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Whistleblowing-kanavan kautta kaikki konsernin työntekijät ja myös ulkoiset sidosryhmät voivat ilmoittaa nimettömänä väärinkäytösepäilystään. Henkilötietoja käsitellään ilmoitetun tapauksen tutkinnassa sekä mahdollisten seuraamusten arvioinnissa ja toimeenpanossa.
Tahallisten väärien ilmoitusten tekeminen on kiellettyä ja ne voivat johtaa oikeudellisiin seuraamuksiin.
Rekisterinpitäjä suojaa yksityisyyttä ja käsittelee whistleblowing-kanavan kautta kerättyjä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Oikeusperuste:
Ilmoituksen tekijän henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen (tietosuoja-asetus 6 artikla 1 a, tietosuoja-asetus 9 artikla 2 a).
Ilmoituksen kohteena olevan henkilön ja ilmoitusten käsittelijöiden henkilötietojen käsittelyn perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 f). Käsittely nojautuu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta 2019/1937 (23.10.2019), EUVL L 305/34, 26.11.2019, joka on tarkoitus vuoden 2021 loppuun mennessä saattaa voimaan kansallisella lainsäädännöllä. Erityisten henkilötietojen käsittelyn perusteena on työoikeuden alaan kuuluvien velvoitteiden noudattaminen (tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 b).

3. Tietolähteet
Ilmoittajina voivat toimia konsernin työntekijät ja myös ulkoiset sidosryhmät. Lisäksi rekisterinpitäjä kerää tapauksen tutkinnan aikana ilmoitukseen liittyviä välttämättömiä tietoja asianosaisilta sekä tapahtumiin liittyviltä henkilöiltä ja tahoilta.

4. Rekisteröityjen ryhmät ja kerättävät tiedot

Ilmoittaja
Lähtökohtaisesti ilmoitukset tehdään nimettömänä. Ilmoittaja saattaa itse lisätä ilmoitukseen henkilötietojaan (kuten nimi, sijaintitieto, taloudellisia tietoja jne). Ilmoituksissa voi olla kuvia ja videokuvaa. Ilmoittajan itsestään antamat tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten terveystietoja). Ilmoitettuun tapahtumaan liittyvät seikat saattavat olla sellaisia, että ilmoittaja on näiden tietojen perusteella epäsuorasti tunnistettavissa.

Ilmoituksen kohteena oleva henkilö
Ilmoitus saattaa sisältää ilmoituksen kohteena olevaa henkilöä (kuten nimi, sijaintitieto, taloudellisia tietoja, kuvia, videokuvaa jne), hänen käyttäytymistään ja olosuhteitaan koskevia tietoja sekä muita henkilökohtaisia tietoja. Tiedot saattavat sisältää myös erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja (kuten terveystietoja).

Ilmoitusten käsittelijät
Ilmoitusten käsittelijöistä kerätään seuraavat henkilötiedot:

nimi, titteli, käyttäjätunnukset, lokitiedot

5. Pääsy henkilötietoihin ja henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoihin pääsevät ja niitä käsittelevät ne rekisterinpitäjän nimeämät työntekijät, jotka osana työtehtäviään käsittelevät ilmoituksia ja tutkivat tapahtumia.
Rekisterinpitäjän käytössä olevaa whistleblowing-kanavaa ylläpitää ulkopuolinen palveluntarjoaja (Plan Brothers Oy). Rekisterinpitäjä on varmistanut sopimuksella, että palveluntarjoaja käsittelee whistleblowing-kanavan kautta saatuja henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, esimerkiksi viranomaisille tai ulkopuolisille tarkastajille, lakiin perustuen.

6. Siirretäänkö henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen rajojen ulkopuolelle
Whistleblowing-kanavan ulkopuolinen palveluntuottaja huolehtii ilmoituskanavan teknisestä toteutuksesta siten, että varsinainen henkilötietojen käsittely ja tallennus tapahtuvat Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) sisällä. Osa palveluntuottajan alikäsittelijöistä on yhdysvaltalaisia toimijoita, joiden kanssa palveluntuottaja on varmistanut tietosuojan tason seuraavasti:

Sopimukselliset takeet: Alikäsittelijöiltä edellytetään henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön (GDPR) tiukkaa noudattamista.

Vakiolausekkeet (SCC): Henkilötietojen mahdollisessa siirrossa tai pääsyssä tietoihin EU:n ulkopuolelta käytetään tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukaisia Euroopan komission vahvistamia vakiolausekkeita (Standard Contractual Clauses). Nämä on sisällytetty palveluntuottajan ja yhdysvaltalaisten alikäsittelijöiden välisiin sopimuksiin.

Tietoturva: Palveluntuottaja on varmistanut, että palvelussa toteutuu riittävä tietoturvan taso, joka suojaa ilmoittajien ja ilmoitusten kohteiden tiedot kaikissa olosuhteissa.
Vakiosopimuslausekkeiden viimeisimmät versiot ovat saatavilla Euroopan komission verkkosivuilta.

7. Tietojen säilytysaika
Tietoja säilytetään säännönmukaisesti enintään kaksi (2) vuotta tutkimuksen päättymisen jälkeen. Säilytysaika voi vaihdella pakottavien oikeudellisten vaatimusten mukaisesti, joita ovat esimerkiksi rikosprosessia ja työturvallisuutta koskevat lait.

8. Kuinka rekisteröity voi vaikuttaa omien henkilötietojensa käsittelyyn

Rekisteröidyllä on aina oikeus:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä sekä tarkistaa itseään koskevat tiedot
vaatia virheellisen tiedon oikaisua
vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa tietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 18 artiklan tarkoittamissa tilanteissa
tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus:

vaatia tietojen poistoa, tai
peruuttaa aikaisemmin antamansa suostumus tietojen käsittelyyn

Tilanteissa, joissa tietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, rekisteröidyllä on myös oikeus

vastustaa tietojen käsittelyä tietosuoja-asetuksen 21 artiklan tarkoittamissa tilanteissa

Rekisteröity voi lähettää tietopyynnön tai rekisteröidyn oikeuksia koskevan vaatimuksen osoitteeseen: hr@tampereeninfra.fi

Tietojen luovuttaminen edellyttää aina, että pyytäjän henkilöllisyys voidaan luotettavalla tavalla todentaa.

Henkilörekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Tampereen Infra Oy:n henkilöstöhallinnon henkilörekisteri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjän (Tampereen Infra Oy) henkilöstöhallinnon ja työsuhdeasioiden hoitaminen.
Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, työnhakijana, opiskelijana, harjoittelijana tai yhtiön toimielimiin kuuluvana tai kuuluneina henkilöinä.
Rekisterissä olevia tietoja yhtiö käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat.
Rekisteriä käytetään myös työvoiman hankintaan, henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, henkilöstön osaamistietojen ylläpitoon, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.

3. Rekisterinpitäjä

Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1
33720 Tampere
Y-tunnus 3022425-9

4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Hallinto- ja henkilöstöjohtaja Sanna Puntola
Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1, 33720 Tampere
p. 040 194 8031

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Työsuhdepäällikkö Tytti Marttila
Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1, 33720 Tampere
p. 040 801 6306

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

Kyllä

Yhtiön toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja esimerkiksi rekrytointeihin liittyvien haastattelujen ja arviointien yhteydessä. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Lakisääteinen velvoite. Henkilötietojen käsittely perustuu osin rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin kuten työsopimuslainsäädännön ja työturvallisuutta koskevan lainsäädännön asettamiin edellytyksiin.
Sopimuksen täytäntöönpano. Henkilötietojen käsittely on tarpeen työsopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä valmistelemiseksi.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän oikeuteen käsitellä työntekijöiden henkilötietoja myös muuten kuin työntekijän työsopimuksen täytäntöön panemiseksi tarpeellisilta osin, ottaen huomioon että rekisterinpitäjä saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta.
Rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä rekisterinpitäjän oikeutettua etua.

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot, kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Työntekijöiden ja muiden rekisteröityjen yhteystiedot: nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, sähköposti, puhelinnumero, pankkiyhteystiedot ja verokortti

· Tehtävään liittyvät tiedot

· Sivutoimeen liittyvät tiedot

· Palkkaukseen liittyvät tiedot

· Työntekijään liittyvät muut tiedot kuten osaamisenhallinta

· Tutkinnot, kehityskeskustelun tiedot

· Työnhakijaan liittyvät tarpeelliset tiedot

Työsuhteeseen liittyvät perustiedot, kuten

· Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä

· Työntekijän valokuva

· Työsopimus ja sen sisältämät ehdot, kuten rahapalkka ja muut palkitsemistavat ja etuudet

· Työtehtävien sisältö ja titteli

· Työsuhde-etuihin liittyvät tiedot

· Veroihin ja työnantajamaksuihin liittyvät tiedot

· Työntekijän vakuuttamiseen liittyvät tiedot

· Työntekijältä kerätyt erilliset sitoumukset ja suostumukset kuten esimerkiksi sähköpostin katseluoikeus tai erillinen salassapitositoumus

· Erityisistä henkilötietoryhmistä tallennetaan ammattiliittoon kuuluminen/jäsenyys, jos ay-jäsenmaksu peritään palkasta

· Työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot ja työtodistukset

Työtehtävien hoitamiseen, työssä kehittymiseen ja työajan seurantaan liittyvät tiedot, kuten:

· Työaikakirjanpito

· Pätevyystiedot sekä kouluttautumiseen liittyvät tiedot

· Tavoitteisiin ja kehityskeskusteluihin liittyvät tiedot

· Tiedot luottamustoimista ja työnantajan maksamista jäsenyyksistä

· Sairauspoissaolot, vuosilomat, vanhempainvapaat ja hoitovapaat sekä mahdolliset muut sovitut poissaolot (mm. opinto- ja vuorotteluvapaat)

· Lääkärintodistukset tai -lausunnot tai muut työntekijän terveydentilaa tai työkykyisyyttä koskevat tiedot, siltä osin kuin lainsäädäntö sallii tällaisten tietojen käsittelyn

Työvälineisiin liittyvät tiedot, kuten

· Työntekijälle myönnetyt käyttöoikeudet sekä käyttäjätunnukset ja salasanat työnantajan sähköisiin järjestelmiin ja rekistereihin

· Työntekijälle osoitettujen työvälineiden, kuten tietokoneiden ja mobiililaitteiden sekä kulkukorttien, avainten tai muiden vastaavien tunnistetiedot

9. Rekisterin tietolähteet

· Rekisteröidyt itse

· Rekisteröidyn esimies

· Työnhakuun liittyvät haastattelut

· Henkilöstöhallinnolliset päätökset

· Kela

· Työterveyshuolto ja muut terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat

· Keva

· Vakuutusyhtiöt

· Verottaja

· TE-keskus

10. Rekisteritietojen ylläpito

Henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmät, kuten palkka–, loma- ja talousseuranta, matka- ja kululaskut, kulunvalvonta, työajanseuranta, turvallisuus- ja työsuojeluhavainnot, kehityskeskustelut ja henkilöstöedut
Kaupungin internetsivut, Tampereen Infran internetsivut/intranet, Infra-appi
Intranet (Tampereen Infra Oy) sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu tietojärjestelmä.
Tietoja yhdistetään rekisterinpitäjän käyttämien sähköisten tietojärjestelmien käyttäjärekisterien tietoihin.
Tietoja yhdistetään myös yhtiön ostaman työterveyshuollon tietoihin.
11. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Kyllä, henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti verottajalle, Kelalle, eläkelaitoksille, työterveyshuollon palveluntarjoajalle sekä ammattiliitoille.
Tietoja siirretään palveluntarjoajille sekä vastaaville toimijoille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.
Rekrytointitilanteissa henkilötietoja luovutetaan yrityksille toimeksiantoon liittyvien haastattelujen ja arviointien yhteydessä.
12. Rekisterin siirto Tampereen Infra Oy ulkopuolelle?

13. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

14. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

Kyllä, Tampereen Infra Oy:n paperiarkisto

15. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Manuaalisissa arkistoissa ja toimintayksiköissä on kulunvalvonta ja/tai ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa.

16. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Säilytysaika on määritelty Tampereen Infra Oy:n arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Henkilörekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Tampereen Infra Oy:n Into tietosuojaseloste

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä (Tampereen Infra Oy) henkilöstöhallinnon ja työsuhdeasioiden hoitaminen, lisäksi rekisterinpitäjä kerää, tallentaa, järjestää, jäsentää, säilyttää, muokkaa, hakee ja luovuttaa henkilötietoja verottajan vuosi-ilmoituksia varten ja laskutuksen hoitamiseksi.

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko suoraan työntekijöinä, toimeksiannosta työtä tekevänä, opiskelijana, harjoittelijana, asiakkaana tai sopimuskumppanina. Rekisteröity henkilötieto voi perustua myös rekisterinpitäjän asiakkaan toimeksiantoon tai lakiin perustuvan palvelusuorituksen toteuttamiseksi.

Rekisteriä käytetään henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, kaluston paikantamiseen, henkilöstön työsuoritteiden tallentamiseen, kustannusten seurantaan, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.
Rekisterissä olevia tietoja rekisterinpitäjä käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien (GDPR, 6 Artikla kohta 1 c), erillisten päätösten, määräysten tai sopimuksen toteuttamiseen liittyvän tarpeen (GDPR, 6 Artikla kohta 1 b) perusteella kuuluvat.

3. Rekisterinpitäjä Tampereen Infra Oy

Visiokatu 1
33720 Tampere
Y-tunnus 3022425-9

4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Hallinto- ja henkilöstöjohtaja Sanna Puntola
Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1, 33720 Tampere
p. 040 194 8031

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Hallinto- ja henkilöstöjohtaja Sanna Puntola
Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1, 33720 Tampere
p. 040 194 8031

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

Kyllä

Yhtiön toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja esimerkiksi laskutusjärjestelmään tietojen avaamisen yhteydessä. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Sopimus

Lakisääteinen velvoite. Henkilötietojen käsittely perustuu osin rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin kuten työsopimuslainsäädännön ja työturvallisuutta koskevan lainsäädännön asettamiin edellytyksiin. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän oikeuteen käsitellä työntekijöiden henkilötietoja myös muuten kuin työntekijän työsopimuksen täytäntöön panemiseksi tarpeellisilta osin, ottaen huomioon että rekisterinpitäjä saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Asiakkaiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu lakiin saatavien perinnästä.
Rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä rekisterinpitäjän oikeutettua etua.

Lakisääteinen velvoite

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

Arkistolaki (831/1994)
Arvonlisäverolaki (1501/1993)
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
Kirjanpitolaki (1336/1997)
Laki verotusmenettelystä (1558/1995)
Laki saatavien perinnästä (513/1999)
Tietosuojalaki (5.12.2018/1050)

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004)

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Tampereen Infra Oy:n työntekijät, asiakkaat ja sopimuskumppanit, laajimmillaan: nimi, syntymäaika, veronumero, sähköposti, puhelinnumero, osoitetiedot, y-tunnus, ajoneuvon yksilöivä tunnus
Tampereen Infra Oy:n vastaanottamat ja Tampereen kaupungin toimeksiantoihin perustuvat henkilötiedot palvelusuoritusten toteuttamista ja laskuttamista varten: Nimi ja osoitetiedot, Y-tunnus tai hetu

9. Rekisterin tietolähteet

Työntekijät

Asiakkaat
Sopimuskumppanit

Viranomaisrekisterit

10. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät

Toiminnanohjausjärjestelmä
Tunti- ja projektikirjausjärjestelmä
Käyttöoikeuksin rajattu Intranet

11. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

Kyllä, Administer Oy:n ja Tampereen Infra OY:n paperiarkisto

12. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Asiakasrekisterin tiedot on suojattu käyttöoikeuksin.

Manuaalisissa arkistoissa ja toimintayksiköissä on kulunvalvonta ja/tai ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa.

13. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Kyllä, Administer Pirkanmaa Oy, Kiho Oyj ja perintätoimisto Intrum Oy.

14. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

15. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Rekisterinpitäjä ei säilytä henkilötietoja pidempään, kuin lainsäädännön salliman enimmäisajan ja ainoastaan niin kauan, kun on tarpeellista rekisterinpitäjän palvelujen tarjoamiseksi ja lainsäädännöstä johtuvien velvoitteidensa toteuttamiseksi.

Kirjanpitolain (1336/1997) mukaan työaikaraportteja, työvuorolistoja ja palkanmaksuun käytettäviä tietoja säilytetään 10 vuotta. Työsuhteen päättyessä työaikaraportteja, työvuorolistoja ja palkanmaksuun käytettäviä tietoja säilytetään kaksi vuotta. Ajopäiväkirjojen ja matkalaskujen säilytysaika on 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.

1. Rekisterin nimi

Tampereen Infra Oy:n Maan- ja lumenvastaanottojärjestelmän tietosuojaseloste

2. Henkilö- ja ajoneuvotietojen käsittelyn tarkoitus:

Ajoneuvon rekisteritunnusta käytetään palveluun rekisteröityneen asiakkaan tunnistamiseen laskutusta ja raportointia varten.
Asiakkaan rekisteröimiä tietoja käytetään laskutusta varten.
Rekisterin tietoja käytetään lumen- ja maankaatopaikoilla liikkuvien ajoneuvojen kulkutapahtumien seuraamiseen, selvittämiseen ja yksilöintiin.
Rekisterin tietoja käytetään lumen- ja maankaatopaikoilla tapahtuvien ongelmatilanteiden seuraamiseen, selvittämiseen ja yksilöintiin.

3. Rekisterinpitäjä:

Tampereen Infra Oy, Y-tunnus 3022425-9

4. Rekisteristä vastaava henkilö:

Työpäällikkö Juho Toivonen
Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1, 33720 Tampere
040 153 5773
etunimi.sukunimi@tampereeninfra.fi

5. Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Työpäällikkö Juho Toivonen
Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1, 33720 Tampere
040 153 5773
etunimi.sukunimi@tampereeninfra.fi

6. Rekisterinpito ulkoistettu kolmannelle osapuolelle: kyllä

Sopimuskumppani Loihde Trust Oy, Y-tunnus 0863729-2

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus:

Sopimus
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

8. Rekisterin sisältämät henkilötiedot:

Sopimusyhteyshenkilöiden yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero)

Yrityksen osalta:

Sähköpostiosoite
Yrityksen Y-tunnus
Puhelinnumero
Katuosoite
Postinumero
Kaupunki
Maa

Laskutustiedot:

Viite
Verkkolaskuoperaattori
OVT-tunnus
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Katuosoite
Postinumero
Kaupunki
Maa

9. Ylläpitojärjestelmät:

Maan- ja lumenvastaanottojärjestelmä (Loihde Trust Oy)
Taloushallinnon järjestelmä laskutusta varten, sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksin rajoitettu tietojärjestelmä (Tampereen Infra Oy, Tampereen Kaupunki)
Videotallentimet ja tietokonelaitteistot (Loihde Trust Oy)

10. Sisältääkö aineisto paperista aineistoa?

11. Rekisterin tietolähde

Tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien video- ja digikameroiden välittämä kuva-aineisto, rekisteröidyt sopimustietojen perusteella. Tunnistustiedot saadaan järjestelmään kuuluvien kameroiden välittämästä kuva-aineistosta. Video- ja digikameroilla kuvataan alueen sisääntuloväylää sekä kuormaa ja ajoneuvojen rekisterinumero tunnistetaan kuvasta.

12. Tietojen suojaamisen periaatteet:

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutetut henkilöt. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

13. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus:

Tietojen säännönmukainen luovutus: Ei

Tietojen luovutuksen peruste

Rikosepäilytapauksissa tietoja voidaan luovuttaa poliisille, mikäli heillä on peruste tietojen saamiseksi.

Tietoja voidaan luovuttaa ja käsitellä Tampereen kaupungin omien organisaatioiden välillä liiketoiminnan ja kaupungin organisaatioiden yhdessä suorittamien tehtävien edistämiseksi ja toteuttamiseksi.

14. Rekisterin siirto Tampereen Infra Oy:n ulkopuolelle?

Kyllä, Järjestelmätoimittaja Loihde Trust Oy:n järjestelmä siirtää integraatiolla tiedot kuormista myös Ympäristöministeriön Siirto -rekisteriin.

Tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

15. Henkilötietojen säilytysajat:

Rekisterinpitäjä ei säilytä henkilötietoja pidempään, kuin lainsäädännön salliman enimmäisajan ja ainoastaan niin kauan, kun on tarpeellista rekisterinpitäjän palvelujen tarjoamiseksi.

1. Rekisterin nimi

Tampereen Infra Oy:n paikantamisen henkilörekisteri

2. Henkilö- ja paikantamistietojen käsittelyn tarkoitus:

Rekisterinpitäjä (Tampereen Infra Oy) kerää, tallentaa, järjestää, säilyttää, muokkaa, hakee ja analysoi puhelimien, ajoneuvojen ja työkoneiden paikantamistietoja omissa järjestelmissään, huolehtiakseen työnantajana seuraavista velvoitteista:

työturvallisuus
asiakaspalvelun tehostaminen

Ajoneuvoresurssien tehokkaampi käyttö

huolto-ohjelmien tarkempi seuranta, käyttöilmoitukset ja raportointi

Reittioptimointi ja nopeat ajoneuvojen siirrot

tarkempien päästölaskelmien tuottaminen
säästävä ajotapa ja siitä palkitseminen

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, työnhakijana, opiskelijana, harjoittelijana tai yhtiön toimielimiin kuuluvana tai kuuluneina henkilöinä.

Rekisterissä olevia tietoja yhtiö käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.

3. Rekisterinpitäjä

Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1
33720 Tampere
Y-tunnus 3022425-9

4. Rekisteristä vastaava henkilö:

Hallinto- ja henkilöstöjohtaja Sanna Puntola
Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1, 33720 Tampere
p. 040 194 8031

5. Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Työsuhdepäällikkö Tytti Marttila
Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1, 33720 Tampere
p. 040 801 6306

6. Rekisterinpito ulkoistettu kolmannelle osapuolelle: Ei

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus:

Sopimus
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

8. Rekisterin sisältämät henkilötiedot:

Sopimusyhteyshenkilöiden yhteystiedot (nimi, tehtävä, sähköposti, puhelinnumero)

9. Rekisterin tietolähde

Paikantamissopimus, rekisteröidyt sopimustietojen perusteella

10. Ylläpitojärjestelmät:

Intranet (Tampereen Infra Oy) sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu tietojärjestelmä.
Mobiili- ja muut Infran ajoneuvoseurantasovellukset

11. Sisältääkö aineisto paperista aineistoa? Ei

12. Tietojen suojaamisen periaatteet:
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutetut henkilöt. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Paikantamistiedot on suojattu käyttöoikeuksin.

13. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus: Ei

14. Rekisterin siirto Tampereen Infra Oy:n ulkopuolelle? Ei

15. Henkilötietojen säilytysajat:

Rekisterinpitäjä ei säilytä henkilötietoja pidempään, kuin lainsäädännön salliman enimmäisajan ja ainoastaan niin kauan, kun on tarpeellista rekisterinpitäjän palvelujen tarjoamiseksi.

Henkilörekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Tampereen Infra Oy:n sopimusrekisteri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Sopimustenhallinta ja -valvonta
Toimittajasuhteiden ylläpito
Kilpailutusten toteuttaminen
Tilausten tekeminen
Sopimusten uusinta ja irtisanominen

Sopimusrekisteriin tallennetaan Infra Oy:n sopimukset ja kilpailutuksiin liittyvät asiakirjat. Rekisterin avulla sopimusasiakirjat ovat saatavilla ja hyödynnettävissä yhtiön päivittäisessä sisäisessä toiminnassa. Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään sopimuskumppanien edustajina tai kilpailutuksiin osallistuvien työnantajien edustajina.

Sopimukset ovat niiden yhtiön työntekijöiden saatavilla, jotka tietoa työssään tarvitsevat.

3. Rekisterinpitäjä

Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1
33720 Tampere
Y-tunnus 3022425-9

4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Hankinta- ja tilapäällikkö Topi Karhu
Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1, 33720 Tampere
p. 040 487 7662

5. Rekisterin yhteyshenkilö

Hankinta- ja tilapäällikkö Topi Karhu
Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1, 33720 Tampere
p. 040 487 7662

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Sopimuksen täytäntöönpano
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Sopimusyhteyshenkilöiden yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero, tehtävänimike)
Sopimuskumppanin työntekijöiden tietoja (syntymäaika, koulutus, työkokemus, pätevyydet)
Sopimushallintaa, kilpailutuksen toteuttamista tai markkinavuoropuhelun järjestämistä varten toimitetut henkilötiedot, esim. yrityksen yhteys- ja vastuuhenkilöitä koskevat tiedot

Tarjouksissa vastuu-, yhteys- tai muun henkilön yhteystiedot, koulutusta, kokemusta tai muu vastaava tieto
Kirjaus rikosrekisteriotteen tarkastamisesta

9. Rekisterin tietolähteet

Sopimuskumppani
Tarjousasiakirjat ja hankintasopimukset
10. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät

Microsoft Office
Intranet (Infra Oy) sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu tietojärjestelmä

11. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

Kyllä, Tampereen Infra Oy:n paperiarkisto

12. Tietojen suojaamisen periaatteet

Sopimusrekisterin tiedot on suojattu käyttöoikeuksin. Manuaalinen aineisto on lukollisessa arkistotilassa.

13. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Tietojen säännönmukainen luovutus

14. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

15. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Sopimusten säilytysaika on määritetty Tampereen Infra Oy:n arkistonmuodostussuunnitelmassa. Ostosopimukset 10 v sopimuksen päättymisestä (oma tarve)

Henkilörekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Tampereen Infra Oy:n päätoimipisteen kulunhallintajärjestelmä

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjän (Tampereen Infra Oy) kulunhallintajärjestelmä. Järjestelmällä hallinnoidaan Hermia 5 -toimipisteen kulkuoikeuksia.

3. Rekisterinpitäjä

Tampereen Infra Oy Visiokatu 1 33720 Tampere Y-tunnus 3022425-9

4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Hallinto- ja henkilöstöjohtaja Sanna Puntola Tampereen Infra Oy Visiokatu 1, 33720 Tampere p. 040 194 8031

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Työsuhdepäällikkö Tytti Marttila Tampereen Infra Oy Visiokatu 1, 33720 Tampere p. 040 801 6306

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

Kyllä

Yhtiön toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät Tampereen Infran Hermia 5 -toimitilassa työskentelevien työntekijöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Oikeutettu etu. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu tarpeeseen hallita Tampereen Infran Hermia 5 -toimipisteen työntekijöiden kulkuoikeuksia kiinteistössä. Rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä rekisterinpitäjän oikeutettua etua.

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot, kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Tampereen Infran Hermia 5 -toimipisteessä työskentelevien rekisteröityjen yhteystiedot: Nimi, työnantaja ja kulkunapin nimeen kytketty yksilöivä tunnus.

Tampereen Infran Hermia 5 -toimipisteessä vierailevien yhteystiedot: Nimi, sähköpostiosoite. Vierailijoiden tiedot voidaan syöttää järjestelmään kutsun yhteydessä, tai vierailija voi syöttää ne myös itse saapumisen yhteydessä. Saapumisen yhteydessä syötetään vain oma nimi ja yritys.

10. Rekisteritietojen ylläpito

Tietojen ylläpito liittyy Hermia 5 -toimipisteessä työskentelevien henkilöiden tietojen poistosta. Kiinteistön kulkunapin luovutuksen yhteydessä aulahenkilöstö tarkistaa henkilön henkilöllisyystodistuksen ja Tampereen Infran henkilökortin, mutta näitä tietoja ei tallenneta.

11. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Ei 12. Rekisterin siirto Tampereen Infra Oy ulkopuolelle?

13. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

14. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

Ei.

15. Tietojen suojaamisen periaatteet

16. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Henkilötiedot (nimi, työnantaja ja kulkunapin yksilöivä tieto) säilytetään 6kk työsuhteen päättymisestä. Kulkutapahtumat säilytetään 6kk tapahtumasta.

Henkilörekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Tampereen Infra Oy:n päätoimipisteen vierailijahallintajärjestelmä

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjän (Tampereen Infra Oy) vierailijahallinta järjestelmä. Järjestelmällä hallinnoidaan kutsuttavia henkilöitä lähettämällä heille vierailusta esimerkiksi kalenterivaraus, sähköpostikutsu, sähköpostimuistutus, saapumisohjeijta. Rekisterissä olevia tietoja yhtiö käyttää suorittaessaan tähän käyttöön liittyviä toimenpiteitä.

3. Rekisterinpitäjä

Tampereen Infra Oy Visiokatu 1 33720 Tampere Y-tunnus 3022425-9

4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Hallinto- ja henkilöstöjohtaja Sanna Puntola Tampereen Infra Oy Visiokatu 1, 33720 Tampere p. 040 194 8031

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Työsuhdepäällikkö Tytti Marttila Tampereen Infra Oy Visiokatu 1, 33720 Tampere p. 040 801 6306

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

Kyllä

Yhtiön toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät Tampereen Infralle saapuvien vierailijoiden henkilötietoja, sekä Tampereen Infran Hermia 5 -toimitilassa työskentelevien työntekijöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Oikeutettu etu. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu tarpeeseen hallinta Tampereen Infran Hermia 5 -toimipisteessä käyvien vierailijoiden kutsu-ja saapumisprosesseja ja näihin liittyviä henkiötietoja. Rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä rekisterinpitäjän oikeutettua etua.

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot, kuvaus rekisteröityjen ryhmistä

Tampereen Infran Hermia 5 -toimipisteessä työskentelevien rekisteröityjen yhteystiedot: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero. Tämän osalta Tampereen Infran HR hoitaa tietojen lisäämisen, päivittämisen ja poistamisen.

10. Rekisteritietojen ylläpito

Tietojen ylläpito liittyy pääsääntöisesti oman henkilöstön tietojen pitämiseen ajantasalla.

11. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Ei 12. Rekisterin siirto Tampereen Infra Oy ulkopuolelle?

13. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

14. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

Ei.

15. Tietojen suojaamisen periaatteet

16. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Vierailijoiden tiedot säilytetään 12kk vierailusta. Oman henkilöstön tiedot poistetaan työsuhteen päättyessä.

Henkilörekisterin tiedot

1. Rekisterin nimi

Tampereen Infra Oy:n taloushallinnon henkilörekisteri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä (Tampereen Infra Oy) kerää, tallentaa, järjestää, jäsentää, säilyttää, muokkaa, hakee ja luovuttaa henkilötietoja myyntilaskutuksen ja ostolaskujen hoitamiseksi.
Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko suoraan asiakkaana tai sopimuskumppanina. Rekisteröity henkilötieto voi perustua myös rekisterinpitäjän asiakkaan toimeksiantoon tai lakiin perustuvan palvelusuorituksen toteuttamiseksi.
Rekisterissä olevia tietoja rekisterinpitäjä käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien (Art 6 kohta 1 c), erillisten päätösten, määräysten tai sopimuksen toteuttamiseen liittyvän tarpeen (Art 6 kohta 1 b) perusteella kuuluvat.

3. Rekisterinpitäjä Tampereen Infra Oy

Visiokatu 1
33720 Tampere
Y-tunnus 3022425-9

4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Talouspäällikkö Katariina Torkkola
Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1, 33720 Tampere
p. 040 800 4286

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Taloussihteeri Kirsi Mäkelä
Tampereen Infra Oy
Visiokatu 1, 33720 Tampere
p. 040 801 6360

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella

Kyllä

Yhtiön toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmään tietojen avaamisen yhteydessä. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus

Sopimus

Lakisääteinen velvoite

Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:

Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri

Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri

Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot

Tampereen Infra Oy:n asiakkaat ja sopimuskumppanit: nimi, sähköposti, puhelinnumero, osoitetiedot, y-tunnus tai hetu
Tampereen Infra Oy:n vastaanottamat ja Tampereen kaupungin toimeksiantoihin perustuvat henkilötiedot palvelusuoritusten toteuttamista ja laskuttamista varten: Nimi ja osoitetiedot, Y-tunnus tai hetu

9. Rekisterin tietolähteet

Asiakkaat
Sopimuskumppanit

10. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät

Toiminnaohjausjärjestelmä
Käyttöoikeuksin rajattu Intranet

11. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa

Kyllä, Administer Pirkanmaa Oy:n ja Tampereen Infra OY:n paperiarkisto

12. Tietojen suojaamisen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Asiakasrekisterin tiedot on suojattu käyttöoikeuksin.

Manuaalisissa arkistoissa ja toimintayksiköissä on kulunvalvonta ja/tai ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa.

13. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus

Kyllä, Administer Pirkanmaa Oy

14. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)

15. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit

Kirjanpitolain (1336/1997) 2:10.1 §:n mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä siten, että lain toisen luvun 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät. Lisäksi kirjanpitolain 2:10.2 §:n mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt siten, että 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät.

Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen Tampereen Infra Oy:n henkilörekistereissä

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 takaa henkilölle, jonka tietoja käsitellään (=rekisteröity), erilaisia oikeuksia. Oikeuksia sovelletaan eri tavalla riippuen henkilötietojen käsittelyperusteesta. Henkilöllä on mm. oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan ja mitä henkilötietoja käsitellään sekä pyytää itseään koskevat tiedot. Henkilöllä on myös oikeus vaatia virheelliset henkilötiedot oikaistavaksi.

Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)

Henkilöllä on oikeus tietää, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan vai ei, ja mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu. Tampereen Infra Oy toimittaa rekisteröidyn pyynnöstä tiedot mahdollisimman pian ilman aiheetonta viivytystä. Määräaika tietojen toimittamiseksi tai tietopyyntöön liittyvien lisätietojen antamiseksi on kuukausi pyynnön vastaanottamisesta. Mikäli tietopyyntö on poikkeuksellisen monimutkainen ja laaja, määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella.

Rekisteröidyn tiedot toimitetaan lähtökohtaisesti maksutta. Jos jäljennöksiä pyydetään useampia, Tampereen Infra voi kuitenkin periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun. Mikäli tietopyyntö on ilmeisen perusteeton ja kohtuuton, erityisesti jos tietopyyntöjä esitetään toistuvasti, Tampereen Infra voi periä tietojen toimittamisesta aiheutuneet hallinnolliset kustannukset tai kieltäytyä kokonaan toimittamasta tietoja. Tällaisessa tapauksessa Tampereen Infra osoittaa pyynnön ilmeisen perusteettomuuden tai kohtuuttomuuden.

Mikäli Tampereen Infra ei toimita tietoja, annetaan asiasta kirjallinen todistus. Samassa yhteydessä kerromme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)

Henkilöllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi henkilöllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.

Ellei Tampereen Infra hyväksy oikaisupyyntöä, annetaan asiasta kirjallinen todistus, jossa mainitaan ne syyt, joihin perustuen vaatimusta ei ole hyväksytty. Samoin tiedotamme oikeudesta oikeussuojakeinoihin, esimerkiksi mahdollisuudesta tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)

Henkilöllä on vain tietyissä poikkeustapauksissa oikeus saada henkilötietonsa kokonaan poistettua Tampereen Infran rekistereistä (oikeus tulla unohdetuksi). Tällaista oikeutta ei kuitenkaan ole niissä tapauksissa, kun henkilötietojen käsittely on tarpeellista lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai Tampereen Infran kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Tietojen säilyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan Tampereen Infran arkistointiohjeita ja lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)

Henkilöllä voi tietyissä tilanteissa olla oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista siksi aikaa, kunnes hänen tietonsa on asianmukaisesti tarkistettu ja korjattu tai täydennetty.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)

Oikeus ei koske sellaista henkilötiedon käsittelyä, joka on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Näin ollen pääsääntöisesti oikeutta ei sovelleta Tampereen Infran henkilörekistereihin liittyen.

Vastustamisoikeus (artikla 21)

Henkilöllä on oikeus henkilökohtaiseen, erityiseen tilanteeseensa perustuen milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä silloinkin, kun käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai Tampereen Infralle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä. Tässä tapauksessa tietoja voidaan käsitellä edelleen vain, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka voidaan osoittaa.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)

Henkilöllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi henkilöllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.

Henkilöllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.

Kuinka oikeudet toteutetaan?

Ottakaa yhteyttä Tampereen Infran tietosuojavastaavaan tai rekisterin yhteyshenkilöön.

Tietosuojavastaava:
Tomi Toivonen
It-päällikkö
040 655 9986
infra.tietosuojavastaava@tampereeninfra.fi

Kotikulmat kuntoon
rotvallin molemmin puolin.