Into-toiminnanohjausjärjestelmä käyttöön Infralla vuodenvaihteessa 

Tampereen Infra on ottanut käyttöön uuden toiminnanohjausjärjestelmän (ERP), joka tehostaa yhtiön resurssien suunnittelua, hallintaa ja seurantaa. ERP-järjestelmät ovat keskeisiä työkaluja organisaatioille, sillä ne yhdistävät eri toimintojen hallinnan yhteen kokonaisuuteen. Infran uusi Into-järjestelmä kattaa useita liiketoiminnan osa-alueita, kuten kirjanpidon, projektinhallinnan sekä kenttätyön kirjauksen ja hallinnoinnin. Infran tekninen johtaja Wille Siuko on ollut mukana Into-projektissa alusta asti.
– Käyttöönotto vuoden vaihteessa on tulos pitkästä ja perusteellisesta kehitysprosessista, joka on sisältänyt tarvemäärittelyä, selvitystyötä ja järjestelmän räätälöintiä Infran monipuolisiin tarpeisiin, hän kertoo.
– Järjestelmän käyttömahdollisuuksia on lukuisia, ja siksi sen suunnitteluun on panostettu huolellisesti ja käytetty runsaasti aikaa. Infran liiketoiminta koostuu monista eri osa-alueista, joten järjestelmän on palveltava kaikkia toimijoita mahdollisimman tehokkaasti, Siuko jatkaa.

Vähemmän eri järjestelmiä – parempi tilannekuva

Tampereen Infra muodostuu useista erilaisista organisaatioista ja liiketoiminta-alueista, jotka ovat ajan myötä yhdistyneet. Eri toimijoilla ja osa-alueilla on ollut erilaisia järjestelmiä käytössään, ja Into-järjestelmään siirtymisen syynä on ollut yhdenmukaistaa ja standardoida järjestelmiä ja toimintoja.

– Intoon siirtymisellä tavoittelemme useita asioita. Yhdenmukaistamisen lisäksi tarkoitus on saada toiminnan kehittämisen pohjaksi parempi, nykyaikainen järjestelmä. Näin voimme sujuvoittaa työntekoa ja organisoida ja hallita työtä tehokkaammin. Haluamme myös varmistaa työn suunnitteluun paremmat työkalut – samalla pienentäen käytössä olevien järjestelmien kokonaismäärää. Meillä on suuri henkilöstömäärä, joka työskentelee verrattain pienellä maantieteellisellä alueella, joten tavoitteena on myös edelleen logistisesti fiksumpi henkilöstön ja kaluston liikuteltavuus, sekä parempi tilannekuva toiminnasta, Siuko listaa tavoitteita ja toiveita, joita uuteen järjestelmään siirtymiselle on asetettu.

Uuteen järjestelmään siirrytty vuodenvaihteessa

Uuteen toiminnanohjausjärjestelmään vaihtaminen on ollut suuri ponnistus koko organisaatiolle, ja muutoksen myötä jokainen infralainen on saanut opetella uutta. Vaikka työ itsessään on kentällä pysynyt ennallaan, kaikkien on pitänyt opetella uusi kirjausjärjestelmä, ja toki osa toimistotyötä tekevistä infralaisista viettää koko työpäivänsä uuden järjestelmän parissa. Inton käyttöönotto on lisännyt henkilöstön työmäärää hetkellisesti.

– Mitään varsinaista digiloikkaa ei ole tarvinnut tässä tehdä. Onhan meillä ollut erilaisia sähköisiä järjestelmiä käytössä aikaisemminkin – ensimmäinen sähköinen järjestelmä kenttätyössä otettiin käyttöön itse asiassa jo vuonna 2014. Tämä on myös ollut meille hyvä tilanne tarkastella ja kehittää toimintaprosesseja sekä sitä, miten tällaiset muutokset jalkautetaan, kuinka niistä viestitään ja miten esihenkilöt voivat tukea tiimejään muutosten keskellä, Siuko pohtii.

Into-järjestelmä on ollut käytössä vuodenvaihteesta asti, ja muutama toiminnallisuus otetaan vielä käyttöön kuluvan vuoden aikana toisessa vaiheessa. Siuko on pääasiassa tyytyväinen siihen, kuinka asiat ovat muutosvaiheessa sujuneet.

– Näin isossa muutoksessa ei tietenkään ihan jokainen asia mene täydellisesti. Toiminta on kuitenkin saatu käyntiin: tuntikirjaukset pyörivät ja maksuliikenne toimii molempiin suuntiin – olemme hyvällä vauhdilla saaneet työkalut käyttöön ja päässeet liikkeelle. Muutos on iso, mutta vie meidät kohti tehokkaammin ja paremmin toimivaa Infraa.

Kirjoittaja Hipu Sallinen