Tampereen Infra Oy:n toiminnassa käsitellään henkilötietoja mm. henkilöstöhallinnon, taloushallinnon ja sopimushallinnon yhteydessä. Tampereen Infra Oy on siten velvoitettu osoittamaan, että tietosuoja-asiat on huomioitu riittävän hyvin sen toiminnassa. Näin ollen esitämme, että toimimme henkilötietoja sisältävien tietojen osalta asianmukaisesti ja turvallisesti.
Tampereen Infran tietosuojaselosteet
Laki edellyttää Tampereen Infraa rekisterinpitäjänä laatimaan jokaisesta henkilörekisteristä tietosuojaselosteen. Selosteen avulla informoidaan esimerkiksi asiakkaita siitä, miksi heidän tietojaan kerätään ja mihin tietoja käytetään.
Sopimusrekisteri
Rekisterin nimi:
Tampereen Infra Oy:n sopimusrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Sopimustenhallinta
Asiakassuhteiden ylläpito
Tilausten tekeminen
Sopimusten uusinta ja irtisanominen
Sopimusrekisterissä ovat Tampereen Infra Oy:hyn sopimussuhteessa olevat henkilöt, yhteisöt ja yritykset. Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään sopimuskumppanien edustajina.
Rekisterinpitäjä:
Tampereen Infra Oy, Y-tunnus 3022425-9
Rekisteristä vastaava henkilö:
Asiakasratkaisupäällikkö Jyrki Pohjankylä
Tampereen Infra Oy
Patamäenkatu 18, 33900 Tampere
041 730 1313
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Asiakasratkaisupäällikkö Jyrki Pohjankylä
Tampereen Infra Oy
Patamäenkatu 18, 33900 Tampere
041 730 1313
Rekisterinpito ulkoistettu kolmannelle osapuolelle: Ei
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus:
Sopimus
Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu
Rekisterin sisältämät henkilötiedot:
Sopimusyhteyshenkilöiden yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero)
Ylläpitojärjestelmät:
Microsoft Office
Käyttöoikeuksin suojattu pilvipalvelu
SharePoint -työtila
Sisältääkö aineisto paperista aineistoa?
Kyllä, Tampereen Infra Oy:n paperiarkisto
Rekisterin tietolähde?
Sopimuskumppani
Tietojen suojaamisen periaatteet:
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö.
Sopimusrekisterin tiedot on suojattu käyttöoikeuksin. Manuaalinen aineisto on lukollisessa arkistotilassa.
Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus: Ei
Rekisterin siirto Tampereen Infra Oy:n ulkopuolelle? Ei
Henkilötietojen säilytysajat:
Säilytysaika on määritelty Tampereen Infra Oy:n arkistonmuodostussuunnitelmassa
Toimittajarekisteri
Rekisterin nimi:
Tampereen Infra Oy:n toimittajarekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Rekisterinpitäjä (Tampereen Infra Oy) kerää, tallentaa, järjestää, jäsentää, säilyttää, muokkaa, hakee ja luovuttaa henkilötietoja myyntilaskutuksen ja ostolaskujen hoitamiseksi.
Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko suoraan asiakkaana tai sopimuskumppanina. Rekisteröity henkilötieto voi perustua myös rekisterinpitäjän asiakkaan toimeksiantoon.
Rekisterinpitäjä:
Tampereen Infra Oy, Y-tunnus 3022425-9
Rekisteristä vastaava henkilö:
Talouspäällikkö Katariina Torkkola
Tampereen Infra Oy
Patamäenkatu 18, 33900 Tampere
0408004286
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Hankintapäällikkö Lauri Tiainen
Tampereen Infra Oy
Patamäenkatu 18, 33900 Tampere
041 731 1488
Rekisterinpito ulkoistettu kolmannelle osapuolelle: Kyllä
Yhtiön toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja esimerkiksi SAP-järjestelmään tietojen avaamisen yhteydessä. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus:
Sopimus
Lakisääteinen velvoite
Rekisterin sisältämät henkilötiedot:
Tampereen Infra Oy:n asiakkaat ja sopimuskumppanit: Nimi, puhelinnumero, osoitetiedot, sähköpostiosoite.
Tampereen Infra Oy:n vastaanottamat ja Tampereen kaupungin toimeksiantoihin perustuvat henkilötiedot palvelusuoritusten toteuttamista ja laskuttamista varten: Nimi ja osoitetiedot.
Ylläpitojärjestelmät: SAP talous
Sisältääkö aineisto paperista aineistoa? Kyllä, Monetra Oy:n paperiarkisto
Rekisterin tietolähde? Rekisteröidyt sopimustietojen perusteella
Tietojen suojaamisen periaatteet:
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Manuaalisissa arkistoissa ja toimintayksiköissä on kulunvalvonta ja/tai ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa
Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus: Ei
Rekisterin siirto Tampereen Infra Oy:n ulkopuolelle?
Kyllä, (Monetra Pirkanmaa Oy)
Henkilötietojen säilytysajat:
Rekisterinpitäjä ei säilytä henkilötietoja pidempään, kuin lainsäädännön salliman enimmäisajan ja ainoastaan niin kauan, kun on tarpeellista rekisterinpitäjän palvelujen tarjoamiseksi ja lainsäädännöstä johtuvien velvoitteidensa toteuttamiseksi.
Henkilörekisteri
Rekisterin nimi:
Tampereen Infran henkilörekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen.
Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, työnhakijana, opiskelijana, harjoittelijana tai yhtiön toimielimiin kuuluvana tai kuuluneina henkilöinä.
Rekisterissä olevia tietoja yhtiö käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös työvoiman hankintaan, henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, henkilöstön osaamistietojen ylläpitoon, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.
Rekisterinpitäjä:
Tampereen Infra Oy, Y-tunnus 3022425-9
Rekisteristä vastaava henkilö:
Hallinto- ja henkilöstöjohtaja Sanna-Leena Puntola
Tampereen Infra Oy
Patamäenkatu 18, 33900 Tampere
040 194 8031
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Työsuhdepäällikkö Tytti Marttila
Tampereen Infra Oy
Patamäenkatu 18, 33900 Tampere
040 801 6306
Rekisterinpito ulkoistettu kolmannelle osapuolelle: Ei
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus:
Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän oikeuteen käsitellä työntekijöiden henkilötietoja myös muuten kuin työntekijän työsopimuksen täytäntöön panemiseksi tarpeellisilta osin, ottaen huomioon että rekisterinpitäjä saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä rekisterinpitäjän oikeutettua etua.
Lakisääteinen velvoite. Henkilötietojen käsittely perustuu osin
rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin kuten työsopimuslainsäädännön
ja työturvallisuutta koskevan lainsäädännön asettamiin edellytyksiin.
Suostumus. Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa suostumus
henkilötietojen käsittelyyn ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle.
Sopimuksen täytäntöönpano. Henkilötietojen käsittely on tarpeen työsopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä valmistelemiseksi.
Rekisterin sisältämät henkilötiedot:
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä:
Työntekijöiden ja muiden rekisteröityjen yhteistiedot
Tehtävään liittyvät tiedot
Sivutoimeen liittyvät tiedot
Palkkaukseen liittyvät tiedot
Työntekijään liittyvät muut tiedot kuten osaamisenhallinta, rokotussuoja
Tutkinnot, kehityskeskustelun tiedot
Työnhakijaan liittyvät tarpeelliset tiedot
Erityisistä henkilötietoryhmistä tallennetaan ammattiliittoon kuluminen/jäsenyys, jos ay-jäsenmaksu peritään palkasta
Ylläpitojärjestelmät:
Aditro Expence, DNA vaihdepalvelu/puhelinluettelo, Efecte, E-lomake, Fluent Kunto, HEPE, Infra-appi, Kaupungin internetsivut, Tampereen Infran internetsivut/intranet, Microsoft Office, Personec F ja Personec F (ESS), SAP Bw, SAP Hr, SAP portal, Timecon sovellukset, TRE_katukama (Tunkki, Hato, Hepe) Monet-Turva, Sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu verkkolevy, SharePoint, Windows (AD).
Sisältääkö aineisto paperista aineistoa?
Kyllä, Tampereen Infra Oy:n paperiarkisto
Rekisterin tietolähde?
Rekisteröidyt itse
Rekisteröidyn esimies
Työnhakuun liittyvät haastattelut
Henkilöstöhallinnolliset päätökset
Kela
Työterveyshuolto ja muut terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat
Keva
Vakuutusyhtiöt
Verottaja
TE-keskus
Tietojen suojaamisen periaatteet:
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Manuaalisissa arkistoissa ja toimintayksiköissä on kulunvalvonta ja/tai ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa
Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus:
Kyllä, rekrytointitilanteissa henkilötietoja luovutetaan yrityksille toimeksiantoon liittyvien haastattelujen ja arviointien yhteydessä.
Rekisterin siirto Tampereen Infra Oy:n ulkopuolelle? Ei
Henkilötietojen säilytysajat:
Säilytysaika on määritelty Tampereen Infra Oy:n arkistonmuodostussuunnitelmassa
Asiakasrekisteri
Rekisterin nimi:
Tampereen Infra Oy:n asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:
Rekisterinpitäjä (Tampereen Infra Oy) kerää, tallentaa, järjestää, jäsentää, säilyttää, muokkaa, hakee ja luovuttaa henkilötietoja myyntilaskutuksen ja ostolaskujen hoitamiseksi.
Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko suoraan asiakkaana tai sopimuskumppanina. Rekisteröity henkilötieto voi perustua myös rekisterinpitäjän asiakkaan toimeksiantoon.
Rekisterinpitäjä:
Tampereen Infra Oy, Y-tunnus 3022425-9
Rekisteristä vastaava henkilö:
Talouspäällikkö Katariina Torkkola
Tampereen Infra Oy
Patamäenkatu 18, 33900 Tampere
0408004286
Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Toimistosihteeri Kirsi Mäkelä
Tampereen Infra Oy
Patamäenkatu 18, 33900 Tampere
040 801 6360
Rekisterinpito ulkoistettu kolmannelle osapuolelle: Kyllä
Yhtiön toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja esimerkiksi SAP-järjestelmään tietojen avaamisen yhteydessä. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus:
Sopimus
Lakisääteinen velvoite
Rekisterin sisältämät henkilötiedot:
Tampereen Infra Oy:n asiakkaat ja sopimuskumppanit: Nimi, puhelinnumero, osoitetiedot, sähköpostiosoite.
Tampereen Infra Oy:n vastaanottamat ja Tampereen kaupungin toimeksiantoihin perustuvat henkilötiedot palvelusuoritusten toteuttamista ja laskuttamista varten: Nimi ja osoitetiedot.
Ylläpitojärjestelmät:
SAP talous
Sisältääkö aineisto paperista aineistoa?
Kyllä, Monetra Oy:n paperiarkisto
Rekisterin tietolähde?
Rekisteröidyt sopimustietojen perusteella
Tietojen suojaamisen periaatteet:
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Manuaalisissa arkistoissa ja toimintayksiköissä on kulunvalvonta ja/tai ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa
Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus: Ei
Rekisterin siirto Tampereen Infra Oy:n ulkopuolelle?
Kyllä, (Monetra Pirkanmaa Oy)
Henkilötietojen säilytysajat:
Rekisterinpitäjä ei säilytä henkilötietoja pidempään, kuin lainsäädännön salliman enimmäisajan ja ainoastaan niin kauan, kun on tarpeellista rekisterinpitäjän palvelujen tarjoamiseksi ja lainsäädännöstä johtuvien velvoitteidensa toteuttamiseksi.